Gestion du poste clients dans l’affacturage

En 2020, avec la crise de la Covid-19, les délais de paiement entre entreprises se sont allongés de 8,6 jours (source : Baromètre du Risque Clients d’Allianz Trade). Mais cette tendance ne devrait pas s’arrêter. En 2021, 21,8% des entreprises envisagent un allongement des délais de paiement et 30% prévoient une hausse des impayés. Dans un tel contexte, une bonne gestion du poste clients apparait comme encore plus nécessaire pour éviter de mauvaises surprises.

Les retards de paiement peuvent ralentir le développement d’une entreprise et les impayés peuvent impacter sa solvabilité, voire sa pérennité. Ainsi, bien gérer le poste clients est un élément majeur de la bonne santé financière de l’entreprise.

Petit rappel des délais de paiement fixés par la loi, et notamment la LME de 2008.

Conditions de paiement	Délai de paiement
Paiement comptant	Aucun. Le paiement est à effectuer le jour de livraison des marchandises ou de la prestation
Paiement à effectuer après réception	Au moins 7 jours, incluant le temps d’acheminement de la créance
Absence de mention de délai dans le contrat	30 jours maximum, après réception des marchandises ou réalisation du service
En cas de clauses particulières dans les CGV ou d’un accord entre les parties	Jusqu’à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou 45 jours, à condition d’être mentionné dans le contrat

Le poste clients désigne un actif à court terme du bilan comptable (classe 41 : clients et comptes rattachés). C’est l’ensemble des factures détenues par l’entreprise envers ses clients. En d’autres termes, ceux sont toutes les créances commerciales émises en attente de paiement.

La gestion du poste clients comprend ces 3 types de services :

• La tenue des comptes : surveillance des comptes des clients et prévention en cas d’insolvabilité des débiteurs. Cela inclut le suivi des paiements et leur sécurisation, la gestion des délais de paiement et de l’encours client. La mise en place d’une assurance-crédit ou d’un programme de renseignement commercial sont des outils fréquemment utilisés.
• La relance des impayés : peu de temps avant ou après la date d’échéance, les factures non payées font l’objet d’une procédure de relance détaillée : appel téléphonique, email, courrier.
• Le recouvrement des créances : En cas de non-paiement de créances clients, le recouvrement peut se faire par deux voies : soit amiable, soit judiciaire. Le maintien d’une relation commerciale avec un client qui ne veut pas ou qui ne peut pas payer est une question à se poser. Il est alors possible de lancer un cash marathon afin de récupérer un maximum de paiement.

La gestion du poste clients peut être conservée en interne ou confiée à un prestataire. Tout dépend de l’organisation de la société. Des partenaires extérieurs proposent un accompagnement poussé pour l’ensemble de ce service. En complément du financement du poste clients, les sociétés d’affacturage proposent elles aussi une gestion du poste clients.

La gestion du poste clients peut être une charge administrative lourde, notamment pour les petites et moyennes entreprises (TPE et PME). Elle représente une grande responsabilité étant donné le temps à y consacrer et l’impact d’une mauvaise organisation. De plus, elle nécessite des process et outils dédiés, notamment dans le cadre de la lutte contre les retards de paiement et les impayés.

Dans le cadre de l’affacturage, ce service peut être externalisé à la société d’affacturage. Ainsi, dans un contrat d’affacturage forfaitaire ou classique par exemple, la société d’affacturage assure la gestion du poste clients. En plus du gain de temps, l’amélioration du BFR permet à la société de se concentrer pleinement sur son développement, en France ou à l’International.

Il existe deux types de délégation :

• Totale : la gestion du poste clients est entièrement confiée à la société d’affacturage qui effectue toutes les opérations : encaissement, lettrage, relance, recouvrement. Elle tient au courant l’entreprise du suivi facture par facture et client par client. Celle-ci reconstitue sa comptabilité sur la base des informations envoyées par le factor.
• Partielle : le factor laisse la main à l’entreprise pour relancer et recouvrer les factures impayées. Cependant, le factor se charge du lettrage et des imputations des créances. Certaines entreprises utilisent cette solution pour limiter l’ingérence d’un tiers dans leur relation clients.

NB : En affacturage confidentiel, la gestion du poste clients ne peut pas être déléguée.

En externalisant une partie ou toute la gestion du poste clients, l’entreprise gagne du temps et se concentre sur son activité et sa croissance. De plus, elle dispose d’un prestataire avec des outils et des moyens pour la relance et le recouvrement. Enfin, en cas d’impayé, l’entreprise bénéficie d’actions de recouvrement adaptées et dans le respect de vos relations commerciales et souvent de la prise en charge du sinistre par une police d’assurance-crédit incluse. Cette garantie d’assurance contre les impayés peut être souscrite par l’intermédiaire du factor ou via un assureur-crédit.

• Règlement plus rapide des factures : optimisation du taux d’encaissement et accélération des flux de trésorerie.
• Suivi des prévisions d’encaissements : pour mieux maîtriser le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
• Réduction et optimisation du calcul du DSO (Day Sales Outstanding) : ou délai moyen de paiement client en français. La trésorerie débloquée permet également de réduire le délais de paiement des fournisseurs en les rémunérant dès la commande.
• Anticipation possible et baisse des risques d’impayés : grâce à l’assurance-crédit et à la relance automatisée.
• Détection d’éventuels litiges
• Analyse de la balance âgée : étude de l’ancienneté des créances non réglées ou ayant dépassé le délai de paiement.
• Augmentation de l’indice d’efficacité du recouvrement : qui mesure la performance des actions de recouvrement effectuées.
• Diminution des frais financiers et des frais de recouvrement : amiable ou judiciaire.
• Gain de temps sur la gestion : pour en consacrer davantage à l’activité commerciale.

Pour conclure, externaliser la gestion du poste clients est une garantie qui permet à l’entreprise de préserver son équilibre comptable d’une entreprise afin de se concentrer sur l’essentiel : son développement.